Prestataire : comment fonctionnent les listes de retrait ?

Une liste de prise en charge indique à quel hôtel tes invités seront pris en charge et à quelle heure. Elle est toujours associée à un planning, et non à l'événement lui-même — car ce sont les heures de départ qui figurent dans le planning, et c'est à partir de celles-ci que les heures de prise en charge sont déterminées.

Deux conditions doivent être remplies au préalable : ton événement propose un service de prise en charge, et le programme comporte au moins une heure de début.

📱 Activer les horaires de prise en charge

Ouvre ton événement et sélectionne « Gérer les horaires de prise en charge »
Tu verras chaque programme de l’événement dans une section distincte
Appuie sur les trois points à droite de la section et sélectionne « Ajouter une zone »
Donne un nom à la zone — par exemple « Nord » ou « Costa Calma » — et enregistre

Une zone, c’est un groupe d’hôtels que ton chauffeur fait en une seule tournée. Si tu fais un trajet vers le nord et un autre vers le sud le matin, ça fait deux zones.

Sur chaque carte de zone, les trois points te permettent de « Renommer la zone » et de « Supprimer la zone ». Lorsque tu supprimes une zone, tous les horaires de prise en charge de cette zone disparaissent également.

📱 Saisir les hôtels et les horaires

Appuie sur « Modifier les horaires » sur la carte de la zone
Appuie sur « Ajouter un point de prise en charge » et cherche l’hôtel
Pour chaque hôtel, choisis le lieu de rendez-vous : réception de l’hôtel, devant l’hôtel, arrêt de bus, station de taxis ou « Autre ». Si tu choisis « Autre », indique l’emplacement exact dans le champ en dessous
Appuie sur « Enregistrer » en haut à droite

Un hôtel nouvellement ajouté est d’abord marqué comme « non planifié ». Tu peux saisir l’heure manuellement ou laisser Google la calculer pour toi.

📱 Calculer l’itinéraire

En haut de l'écran d'édition, tu trouveras « Arrivée », « Marge (min.) » et « Arrêts ».

Appuie sur la roue dentée — ça ouvre « Personnaliser la planification »
Dans « Arrivée à l'événement », indique l'heure à laquelle le bus doit arriver sur place. La valeur par défaut est 30 minutes avant l'heure de départ la plus tôt de la semaine
Sous « Marge par arrêt (min.) », tu indiques le nombre de minutes nécessaires à chaque hôtel pour la montée et la descente des passagers. La plage autorisée va de 1 à 60
Appuie sur « Enregistrer »
Appuie sur « Calculer l'itinéraire »

Google calcule les temps de trajet entre les hôtels et fixe les heures de prise en charge en remontant à partir de l’heure d’arrivée. Ensuite, le message « Horaires repris – pas encore enregistrés » s’affiche. Ce n’est qu’en cliquant sur « Enregistrer » en haut à droite que les horaires sont validés.

Tu peux ensuite ajuster chaque heure individuellement. Deux hôtels ne doivent pas avoir la même heure de prise en charge.

Plusieurs heures de départ dans le planning

Les heures de prise en charge ne sont pas enregistrées comme des heures fixes, mais comme un intervalle par rapport à l’heure de départ. Une liste s’applique donc à toutes les heures de départ du planning : si tu es pris en charge à 8 h 10 pour un départ à 9 h, tu seras pris en charge à 13 h 10 pour un départ à 14 h.

Si le planning comporte plusieurs heures de départ, un bouton basculeur se trouve au-dessus de la liste. Il te permet de voir les mêmes horaires pour chaque heure de départ — ça ne change rien, ça te donne juste une autre vue d’ensemble.

Horaires fixes ou à indiquer individuellement

Quand il y a plusieurs départs dans la journée, une liste fixe n’est souvent pas pratique. Dans ce cas, clique sur les trois points dans la section et choisis « Indiquer les horaires manuellement ».

Le client verra alors lors de la réservation : « Le prestataire te communiquera ton heure de prise en charge après la réservation. Tu devras le contacter toi-même après la réservation. » Tes hôtels et points de rendez-vous restent enregistrés.

Pour revenir en arrière, clique sur le bouton « Planifier les horaires manuellement » dans la fenêtre d’information — tes listes fixes s’appliqueront alors à nouveau.

Si ça ne marche pas

« Cet horaire ne comporte encore aucune heure de départ. » Saisis les heures de départ dans l'horaire ; tant que ce n'est pas fait, tu ne peux pas planifier d'heures de prise en charge.
« Ajoute d’abord des hôtels — Google calculera l’itinéraire à partir de ceux-ci. » La zone est encore vide.
« L’itinéraire doit être recalculé : il manque encore une heure de prise en charge pour… » Un hôtel est marqué comme non planifié. Saisis l’heure ou appuie sur « Calculer l’itinéraire ».
« … ont la même heure de prise en charge. » Attribue une heure distincte à chaque hôtel.
« Le ramassage doit avoir lieu avant le début de l’événement, à… » L’heure saisie est postérieure au début de l’événement.
« Cette heure correspond au créneau choisi, mais pas au départ le plus tôt du planning… » La liste s'applique à toutes les heures de départ. Avec l'heure de départ la plus tôt, ce départ aurait lieu avant minuit — choisis une heure plus tardive ou repousse l'arrivée.
« Trop d’hôtels pour calculer l’itinéraire. » Divise la zone en deux zones.
« Aucun lieu n’est enregistré pour cet événement. » Commence par indiquer le lieu de l’événement sur la carte, sinon Google ne saura pas où va le trajet.
« Le quota de calculs d’itinéraire est épuisé pour aujourd’hui. » Saisis les horaires à la main aujourd’hui ou réessaie demain.